آیا میدانید کایزن چیست؟ کایزن یک اصطلاح ژاپنی است که به معنای «تغییر خوب»، «تغییر به سوی شرایط بهتر» یا «بهبود» است. کایزن به زبان ساده اصطلاحی است که به بهبود مداوم یا مستمر اشاره دارد. تعریف کایزن از دو کلمه ژاپنی گرفته شده است: ‘kai’ به معنی ‘تغییر’ و ‘zen’ به معنای ‘خوب’. فلسفه ژاپنی اولین بار توسط تویوتا در دهه 1980 معرفی شد و از آن زمان توسط هزاران شرکت در سراسر جهان پذیرفته شده است.
به عنوان یک فلسفه، کایزن ذهنیتی را ترویج میکند که در آن تغییرات تدریجی کوچک در طول زمان تأثیر میگذارد. به عنوان یک روش، کایزن حوزههای خاصی را در یک شرکت با درگیر کردن مدیریت ارشد و کارکنان ردهبندی برای آغاز تغییرات روزمره بهبود میبخشد. زیرا میداند که بسیاری از پیشرفتهای کوچک میتوانند نتایج بزرگی به همراه داشته باشند. در این مقاله از 30NERGY به بررسی موضوع کایزن میپردازیم.
تاریخ و توسعه روش کایزن
ریشههای کایزن را میتوان در دوران پس از جنگ جهانی دوم، زمانی که اصلاحات اقتصادی در ژاپن به راه افتاد، ردیابی کرد. از زمانی که شرکت موتور تویوتا سیستم پیشنهاد ایده خلاق را در می 1951 اجرا کرد، تغییرات و نوآوریها منجر به کیفیت بالاتر محصول و بهرهوری کارگران شد. در نتیجه همین امر، روش کایزن به طور قابل توجهی به توسعه شرکت کمک کرد.
ماساکی ایمای که به عنوان پدر کایزن در نظر گرفته میشود، کایزن را به عنوان یک روش مدیریت سیستماتیک در کتاب کایزن: کلید موفقیت رقابتی ژاپن (1986) در سطح جهانی معرفی کرد. امروزه، سازمانها در صنایع مختلف، کایزن را به عنوان بخشی از ارزشهای اصلی خود میپذیرند و بهبود مستمر را به صورت روزانه انجام میدهند. همچنین کایزن در کنار سایر چارچوبهای تحلیلی مانند SWOT استفاده میشود.
ماساکی میگوید: “کایزن یک پیشرفت روزمره است. هر روز یک چالش برای یافتن راه بهتری برای انجام کارها است. نیاز به نظم و انضباط و تعهد فوق العادهای دارد.”
بیشتر بدانید: برای تغییر از کجا شروع کنم؟
دو عنصر کلیدی و اصول اصلی فلسفه کایزن
پیاده سازی کایزن در محل کار تقریباً غیرممکن است. زیرا مدیریت معمولاً انتظار نتایج فوری را دارد. شرکتها معمولاً رویههای کاری بهبودیافته و فرآیندهای کسبوکار بهینهشده را از دست میدهند که به دلیل تمرکز بیش از حد روی نتایج، مزیت شرکتی را به همراه دارد. برای به حداکثر رساندن مزایای کایزن، دو عنصر و اصل زیر باید قبل از اعمال آنها در زمینه خود به وضوح درک شوند:
تعهد مدیریت؛ مدیریت ارشد شرکت مهمترین نقش را در اجرای این رویکرد دارد!
یکی از رایجترین دلایلی که اجرای کایزن با شکست مواجه میشود، عدم پشتیبانی و مهمتر از آن، اقدام رهبران است. ایمای میگوید: «مدیریت ارشد شرکت مهمترین نقش را در اجرای این رویکرد کایزن دارد و سپس به هر مدیر و سپس به کارمندان درجه یک میرسد.» وقتی مدیریت ارشد تعهد بلندمدت خود را به بهبود مستمر نشان میدهد، مدیران ناگزیر از ابتکارات کایزن پیروی میکنند و کارگران شخصاً ذهنیت کایزن را توسعه میدهند.
توانمندسازی کارکنان؛ فراهم سازی احساس قدرت برای مشارکت
کارمندی که کار را انجام میدهد، بهترین راهها را برای بهبود نحوه انجام یک کار میداند. رهبران باید محیطی را ایجاد کنند که مردم در آن احساس قدرت برای مشارکت داشته باشند. تا پیشنهاداتی برای بهبود از همه سطوح و درجات ارائه شود. تشویق کارگران به افزودن ارزش به سازمان نه تنها روحیه را تقویت میکند، بلکه مالکیت تلاشهای بهبود مستمر را نیز به همه میدهد که به اجرای موفقیت آمیز کایزن کمک خواهد کرد.
مهمترین سؤالات در بهبودی فرایند کایزن؛ راهنمای سریع و عملی فرآیند
از آنجایی که کایزن یک فرآیند گام به گام است، اجرای مؤثر آن تنها با پرسیدن سؤالات درست میتواند به جلو حرکت کند. یادگیری عناصر کلیدی و اصول اصلی کایزن، سازمان را برای موفقیت تنظیم میکند. روش کایزن با 5 مرحله برای شروع کار آغاز میشود:
- مرحله 1: شناسایی مناطق برای بهبود
- مرحله 2: فرآیند جاری را تجزیه و تحلیل کنید
- مرحله 3: راه حلها را توسعه دهید
- مرحله 4: راه حلها را اجرا کنید
- مرحله 5: نتایج را ارزیابی کنید.
در ادامه برخی از سوالات اصلی، راهنمای کلیدی برای بهبود مستمر را بیان میکنیم.
بیشتر بخوانید: ایکیگای چیست؟ روشی برای زندگی بهتر!
علت اصلی مشکل چیست؟
فرافکنی مشکلات هرگز نمیتواند به شما کمک کند. پس بهتر است با کمال صداقت با مشکل اصلی روبه رو شوید. مرحله کشف مشکل یکی از حساسترین مراحل است که باید با دقت برای آن وقت بگذارید. پس عجله نکنید و تا جایی که میتوانید برای یافتن سؤالات دقیق وقت بگذارید.
چگونه میتوانیم علت اصلی مشکل را بررسی کنیم؟
یکی از سادهترین تکنیکهای حل مسئله، تجزیه و تحلیل سؤالات است. تحلیل سؤالات برای تعیین علت اصلی یک مشکل میتواند در تدوین راهحلهایی مؤثر باشد. با استفاده از پیشنهادات خلاقانه از سوی کارگران و پشتیبانی از اطلاعات ارزشمند از محل انجام کار، مدیران اکنون میتوانند بهبودهای کم هزینه اما با ارزش بالا را که با اهداف کیفی سازمان همسو هستند، اجرا کنند.
آیا تغییرات به طور مداوم، توسط همه و در همه زمینهها انجام میشود؟
مدیریت زمانی تعهد خود را به بهبود مستمر نشان میدهد که بلافاصله نسبت به تغییرات تدریجی کوچک اقدام و ابتکارات بلندمدت تاثیرگذار را دنبال کند. کایزن برای همه است. به این معنی که نه تنها توسط اعضای تیم بلکه توسط رهبران نیز قابل استفاده است. با متمرکز کردن مدیریت کایزن، در زمان و هزینه صرفه جویی کنید.
تلاشهای بهبود مستمر ما چه تأثیری ایجاد میکند؟
افراد تمایل دارند از اجرای کایزن صرف نظر کنند. زیرا فوراً تفاوت اقدامات به ظاهر کوچک خود را در کل شرکت نمیبینند یا احساس نمیکنند. گزارش A3 یا گزارش D8 اسناد ایده آلی برای به اشتراک گذاشتن با کارمندان است. زیرا عملکرد را نظارت و اثربخشی تغییرات اجرا شده را میسنجد. همچنین ثابت شده است که به طور مؤثر تأثیر ابتکارات کایزن را منتقل میکند.
به عنوان یک قاعده کلی، بهبود مستمر انجام شده، منجر به نتایج مثبت و پایداری میشود که به طور قابل توجهی به ارزش کل سازمان میافزاید. تاثیرگذارترین راهحلها را در ذهن داشته باشید تا بدانید شرکت به کدام اقدامات برای توقف، شروع و ادامه نیاز دارد.
چگونه میتوانیم به پیشرفت ادامه دهیم؟
مسیر پیشرفت مستمر با نگرش کمالگرایی مشخص نمیشود. بلکه با میل به رشد – فردی و سازمانی – مشخص خواهد شد. دستیابی به 50 درصد از اهداف بهبود، گام بزرگی روبه جلو خواهد بود. پیروزی را جشن بگیرید اما هرگز از پیشرفت دست نکشید. در مورد حل مشکلات در محل کار فعال باشید؛ زیرا کایزن یک فرآیند پایان ناپذیر است. چرخه کایزن با هدف ادامه دادن به تولید نوآوریهای شکل دهنده صنعت از طریق سالها بهبود مستمر است.
رویداد کایزن را چگونه به کار بگیریم؟
در استفاده مدرن، کایزن برای رسیدگی به یک موضوع خاص در طول یک هفته طراحی شده است که به آن “کایزن بلیتز” یا “رویداد کایزن” میگویند. رویداد کایزن یک پروژه توسعه متمرکز است که میتواند در مدت زمان کوتاهی، حدود 2 تا 10 روز، پیشرفتهای مهمی را پدید آورد. رویدادهای کایزن باید یک هدف واضح و مختصر همراه با منابع در دسترس و نتایج سریع داشته باشند. این روش تضمین میکند که نتایج قابل توجه، واضح و سریع هستند تا باعث ایجاد اشتیاق و رضایت مداوم شوند.
10 اصل کایزن که باید در نظر گرفت
روش کایزن از ده اصل خاص پیروی میکند که در زیر توضیح داده شده است:
- همه چیز را به طور مداوم بهبود بخشید.
- مفاهیم قدیمی و سنتی را لغو کنید.
- هیچ بهانهای را نپذیرید و کاری کنید که اصلاحات اتفاق بیفتد.
- هرگز به وضع موجود راضی نشوید.
- اگر چیزی اشتباه است، آن را اصلاح کنید.
- به همه قدرت دهید تا در حل مشکل مشارکت کنند.
- اطلاعات و نظرات را از افراد مختلف دریافت کنید.
- قبل از تصمیم گیری، پنج بار سؤالات «چرا» را بپرسید تا به علت اصلی برسید.
- از طریق بهبودهای کوچک در پول خود صرفه جویی کنید تا پول پس انداز شده را صرف بهبودهای بیشتر کنید.
- به یاد داشته باشید که پیشرفت هیچ محدودیتی ندارد. هرگز تلاش برای بهبود را متوقف نکنید.
یکی از نمونههای برجسته از کایزن در شرکت تویوتا دیده میشود. آنها هر روز همه افراد شرکت را از کارخانه گرفته تا اتاق هیئت مدیره به چالش میکشند تا راههایی برای بهبود پیدا کنند. این فرآیند اغلب منجر به تغییرات کوچک و معناداری میشود که سیستمهای آنها را کارآمدتر میکند.
حوزه کار کایزن برای بهبود روز افزون کسب و کارها
در این مقاله سؤال مهم کایزن چیست را پاسخ داده و مراحل اجرای روش کایزن در کسب و کار را بررسی کردیم. کایزن بر این باور استوار است که همه چیز را می توان بهبود بخشید و وضعیت باید بهتر باشد. کایزن همچنین بر اصل احترام به مردم استوار است. کایزن بر شناسایی مسائل و فرصتها، ایجاد راهحلها و ارائه آنها استوار است. سپس مسائل و مشکلاتی که به اندازه کافی به آنها پرداخته نشده است، را بررسی میکند. این روش در سطح رهبری اجرایی و تیم رهبری ارشد، رهبران و مدیران بخش، اعضای تیم و منابع انسانی کارآمد خواهد بود.
پرسشهای پرتکرار در زمینه کایزن
آیا کایزن یک مهارت است؟
کایزن یک مهارت اساسی برای توسعه در افرادی است که میخواهند تفکر و تمرین ناب را در سازمان خود به کار گیرند.
متدولوژی 5S به چه معناست؟
5S برگرفته از فلسفه “کایزن” است که به معنای ساده “بهبود مستمر” است. شرکت تویوتا بیان میکند که فلسفه “کایزن” یکی از ارزشهای اصلی آن است. این فلسفه توسط سه اصل کلیدی پشتیبانی میشود که یکی از آنها 5S است.
قانون طلایی کایزن چیست؟
کایزن با سه قانون “واقعی” شروع میکند. به محل واقعی که فرآیند انجام میشود بروید. با افراد واقعی درگیر در این فرآیند صحبت کنید و حقایق واقعی را دریافت کنید. سپس روند واقعی را مشاهده و ترسیم کنید.
