شما روزانه برخی وظایف روتین را انجام میدهید، چه در محل کار و چه در زندگی شخصی. این فهرست کارهای ذهنی خسته کننده است و اغلب به شما در انجام کار کمکی نمیکند. اینجاست که یک برنامه روزانه مشخص به شما کمک میکند. میتوانید در تقویم روزانه خود برای هر کاری که نیاز دارید در ۲۴ ساعت آینده انجام دهید، زمان رزرو کنید. میتوانید هر روز از همان طرح کلی برای برنامه خود استفاده کنید و نامش را الگوی برنامه روزانه بگذارید. سپس، به سادگی الگو را کپی کنید، با کارهای امروزی بهروزرسانی کنید و دست به کار شوید. در این مقاله از سایت سبک زندگی 30NERGY درباره برنامه ریزی روزانه سخن گفتهایم.
راههایی برای برنامهریزی روزانه
همه ما عاشق یک برنامه ریزی فیزیکی خوب و کاربردی هستیم. برنامههای روزانه فیزیکی ممکن است در سازماندهی زندگی شما ناتوان باشند. احتمالاً قبلاً مشکلات کلاسیک برنامه فیزیکی را تجربه کردهاید. حقیقت این است که تنها راه برای جلوگیری از سردرگمی، بینظمی و عقب ماندن، انتخاب یک برنامه روزانه آنلاین است. یک برنامه زمانبندی قابل اجرا، مزایای زیر را دارد:
· وظایف و رویدادها را اولویت بندی میکند.
· فضا را برای زمینه فراهم میکند.
· قابل اشتراک گذاری با اعضای تیم است.
· همیشه آنلاین و در دسترس است.
· به شما امکان میدهد چندین تقویم را در یک مکان ایجاد کنید.
۶ مرحله برای ایجاد یک برنامه روزانه
صرفنظر از ابزار برنامه ریزی آنلاینی که انتخاب میکنید، این شش مرحله را دنبال کنید تا یک برنامه روزانه منظم و درست ایجاد کنید. برخی از مزایای ایجاد یک برنامه روزانه عبارتند از:
· عادات خوب را شکل میدهد.
· ساختار ایجاد میکند.
· از اهمال کاری جلوگیری میکند.
· بهرهوری را افزایش میدهد.
· استرس را کاهش میدهد.
· باعث صرفه جویی در زمان میشود.
بیشتر بخوانید: موفقیت در زندگی؛ چگونه به اهدافمان در زندگی برسیم؟
موارد کاری را فهرست کنید
قبل از این که بتوانید کارهای خود را سازماندهی کنید، ابتدا باید فهرستی از تمام مواردی که باید در آن روز انجام دهید، تهیه کنید. میتوانید این موارد را یکی یکی به برنامه زمانبندی خود اضافه کنید تا بدانید که آنها را ثبت کردهاید، یا از تکنیکی مانند روش انجام کارها (GTD) استفاده کنید تا بهطور سیستماتیک همه چیزهایی را که برای انجام دادن نیاز دارید ثبت کنید. کارهای تکراری مانند جلسات، تمرینات و قرارهای ملاقات را در لیست خود قرار دهید. همچنین ممکن است وظایف یکباره مانند ضرب الاجل یا تماسهای تلفنی را شامل شود. شما میتوانید تصمیم بگیرید که لیست وظایف خود را تا چه حد مشخص کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید «ناهار خوردن» را به عنوان یک کار تکراری برای اضافه کردن ساختار روزانه در نظر بگیرید.
وظایف را اولویتبندی کنید
گر بعد از ایجاد لیست کارهایتان راضی نبودید، جای نگرانی نیست. لیست شما با اولویتبندی، سازماندهی بیشتری پیدا میکند. وقتی کارها را اولویتبندی میکنید، درک واضحتری از آنچه باید در چه زمانی انجام شود، به دست میآورید. به این ترتیب، اگر به نظر میرسد که نمیتوانید تمام وظایف خود را در یک روز مشخص به پایان برسانید، میتوانید روی کارهایی تمرکز کنید که بالاترین اولویت را دارند. به عبارت دیگر، کارهایی که بیشترین تأثیر را خواهند داشت، به برنامه ریزی شما سر و شکل میدهد.
برای اولویتبندی کار خود، با علامت گذاری هر کار به عنوان اولویت بالا، متوسط یا پایین شروع کنید. برخی از سوالاتی که میتوانید هنگام مرتب سازی وظایفتان از خود بپرسید عبارتند از:
· کدام وظایف دارای ضرب الاجل دقیق هستند؟
· کدام وظایف را باید در روزهای خاص انجام دهم؟
· اگر به زودی آنها را کامل نکنم، روی کدام کارها استرس خواهم داشت؟
· کدام کارها را میخواهم بعداً تکمیل کنم؟
· کدام کارها میتوانند منتظر بمانند؟
نکته: اگر وظایفی دارید که با یکدیگر تضاد دارند، در نظر بگیرید که کدام کار فوریتر است. به عنوان مثال، اگر یک پروژه برای یک مشتری و دیگری برای رئیس شما باشد، پروژه مشتری احتمالاً اولویت بیشتری دارد. وقتی ضرب الاجلها با هم تداخل دارند، از اعضای تیم و مدیرتان کمک بخواهید. ببینید آیا کاری هست که بتوانید محول کنید یا به تعویق بیندازید؟
بیشتر بدانید: برنامه ریزی برای کنکور؛ بایدها ونبایدهای درس خواندن
مهلتها را یادداشت کنید
اگر قبلاً این کار را نکردهاید، فهرست کارهای آنلاین خود را مرور کنید و مطمئن شوید که هر کار یک مهلت دارد. اگر مطمئن نیستید که مهلت تعیین شده چقدر باید باشد، مهلتی را انتخاب کنید که منطقی باشد. مانند اولویتها، ضربالاجلها به شما میگویند که کدام وظایف مهمتر هستند و چه زمانی باید کدام کارتان را انجام دهید. بدون ضربالاجلهای مشخص، ممکن است تصادفاً یک محصول تحویلی را از دست بدهید، حتی اگر زمان زیادی برای کار روی آن داشته باشید. در واقع، فرآیندهای نامشخص، دومین عامل موثر در مهلتهای از دست رفته هستند.
نکته: ضربالاجلها فقط برای پروژههای کاری اعمال نمیشود. شما میتوانید ضربالاجلهای خود را برای کارهای شخصی نیز تعیین کنید تا خود را چابک نگه دارید.
رویدادهای تکرار شونده را شناسایی کنید
هنگامی که ضربالاجلها را در لیست کارهای آنلاین خود یادداشت کردید، هر رویدادی را که به طور مکرر اتفاق میافتد، برجسته کنید. این رویدادها ممکن است شامل جلسات هفتگی تیم، یک مطالعهی ضروری ماهانه یا تماسهای تلفنی مستمر باشد. پس، از نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی رویدادهای تکراری در برنامه روزانه خود استفاده کنید. به این ترتیب، شما مجبور نخواهید بود هر هفته یا ماه، برنامهریزی مجدد همه موارد را پیگیری کنید.
نکته: اکنون زمان خوبی برای انجام یک ممیزی سریع از رویدادهای تکراری خود است. آیا کاری وجود دارد که به طور منظم انجام میدهید و ضرورت خاصی برای انجام آن ندارید؟ یا کاری که میشود آن را متوقف کرد یا به شخص دیگری واگذار کنید؟
موارد موجود در برنامه را بر اساس زمان، اولویت یا مهلت انجام دهید
اکنون زمان آن است که موارد موجود در لیست کارهای خود را بردارید و آنها را بر اساس روز و ساعت انجام دهید. مراحلی را که در بالا انجام دادید، برای انجام کارها نیز در نظر بگیرید. موارد با اولویت بالا باید ابتدا رخ دهند، در حالی که موارد با اولویت پایین ممکن است بعداً انجام شوند. بر این اساس، رویدادهای تکراری خود را در قالب تقویم خود پراکنده کنید. با کوچک و دسته بندی شدن لیست کارهایتان، برنامه روزانه شما بهینه میشود.
نکته: میتوانید فهرست کارهایتان را به نمای تقویم تغییر دهید تا ببینید چقدر تقویمتان پر است. اگر برنامه شما خیلی پر به نظر میرسد، میتوانید یک مرحله اضافی در روند برنامهریزی اضافه کنید. هر کاری را که انجامش خیلی لازم نیست، حذف کنید تا فضای تنفسی برای استراحت یا ایجاد تغییرات داشته باشید.
انعطاف پذیر باشید
اکنون که دید واضحی از برنامه روزانه خود دارید، میتوانید دست به کار شوید. مهم است که در طول روز و هفته خود انعطاف پذیر باشید، زیرا برنامهای که با آن شروع میکنید، احتمالاً به خصوص در روزهای نخستین اجرا، شامل زمانبندی خیلی دقیقی نخواهد بود. پس باید منعطف باشید و با جابجایی و خودانگیزشی، مراحل دیگر برنامهریزی را پیش بروید. بهترین بخش در مورد یک برنامهریز دیجیتال این است که زمانبندی وظایف آسانتر میشود. زندگی در این عصر، گاهی کاملاً غیرقابل پیشبینی است و کنترل آن سخت است. اما با برنامهریزی میتوان به بخش زیادی از مسئولیتها و برنامهها رسید و جا نماند. مخصوصاً وقتی بتوانید تقویم روزانه خود را دیجیتالی کنید و با کلیک یک دکمه تنظیم کنید، این تغییرات استرس کمتری خواهند داشت.
نکته: میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان یک ابزار زمانبندی مستقل استفاده کنید. اکثر انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه بر سازماندهی، سفارشی سازی و تجسم تمرکز دارند. اگر از این ویژگیها استفاده میکنید، میتوانید یک برنامه روزانه کاربردی و انعطافپذیر ایجاد کنید.
۳ راه برای تنظیم برنامه روزانه
راههای مختلفی برای تنظیم برنامه روزانه شما وجود دارد. ممکن است ترجیح دهید هنگام کار روی یک بازه زمانی تمرکز کنید، یا ممکن است بیشتر وظیفه محور باشید. گزینههای زیر را در نظر بگیرید:
ساعتی
برنامه ریز ساعتی، ترتیب سنتی یک برنامه روزانه است. برای ایجاد یک برنامه ساعتی، مراحل بالا را دنبال کنید و زمانهایی را برای کارهای مهم خود تعیین کنید. این برنامه یک ساختار واضح برای هر قسمت از روز شما ارائه میدهد. علاوه بر این، میتوانید در تعهدات خارج از محل کار، مانند قرار ملاقات با پزشک شخصی بعد از ساعات کاری، برنامهریزی کنید.
بر اساس اولویت
اگر یک برنامه روزانه بدون زمان را ترجیح میدهید، میتوانید وظایف خود را بر اساس اولویت فهرست کنید و در طول روز از این لیست استفاده کنید. ممکن است این یک لیست ساده به نظر برسد، اما همچنان باید اولویتهای خود را برای روز پیش روی خود تنظیم کنید. برای مثال، اولویتهای شما بر اساس جلسات، وظایف، رویدادها و قرارهایی که در آن روز اتفاق میافتد، تغییر میکند.
طبق مهلت مقرر
مرتبسازی برنامه بر اساس ضربالاجلهای زمانی میتواند حس فوریت را به روزتان بیاورد. مانند لیست اولویتهای شما، لیست مهلتهای شما هم هر روز تغییر میکند. هر روز صبح باید لیست خود را ارزیابی کنید و رویدادهای تکراری یا تعهدات یکباره را پر کنید.
چرا برنامه روزانه مهم است؟
هنگامی که یک برنامه روزانه ایجاد میکنید، بیشتر از طرح کلی و زمان بی برنامگی، وظایف روزانه خود را انجام میدهید. یک برنامه روزانه میتواند طرز فکر شما را بهبود ببخشد، به شما کمک کند که وظایف و کارهایتان را طبق اولویتبندی و در زمان خود انجام دهید، برای رویدادهای آینده آماده شوید و احساس نظم و رضایت بیشتری از زندگی را تجربه کنید.
پرسشهای پرتکرار در زمینه برنامه ریزی روزانه
برنامه روزانه به چه معناست؟
برنامه زمانی، برنامهای است که فهرستی از رویدادها یا وظایف و زمانهایی را که هر یک باید در آن اتفاق بیفتد یا انجام شود، یادآوری میکند.
چرا روتینها مهم هستند؟
یک روتین موثر میتواند به کاهش استرس کمک کند، که متعاقباً میتواند منجر به سلامت روانی بهتر، زمان بیشتر برای استراحت و اضطراب کمتر شود. مثلاً روالهایی مانند برنامه خواب و عادات قبل از خواب بر وضوح ذهنی، بر رفاه عاطفی و انرژی شما تأثیر زیادی میگذارد.
برنامه روزانه برای دانش آموزان چیست؟
در طول ساعات مدرسه، برنامه روزانه دانش آموز حول محور حضور در کلاسها، درگیر شدن در فعالیتهای یادگیری و مدیریت مسئولیتهای تحصیلی خود میچرخد. یک برنامه معمولی مدرسه، شامل موضوعات و کلاسهای مختلف است. دانش آموزان با مدیریت زمان و احساس مسئولیت بیشتری در کلاسهای مختلف شرکت میکنند و با معلمان و همسالان خود در تعامل هستند.